Zahlungen & Mahnwesen

Zahlung buchen

Beleg (festgeschriebene Rechnung) öffnen → Karte Zahlungen → Datum, Betrag (vorbelegt mit dem offenen Betrag), Zahlart, Verwendungszweck → Zahlung buchen.

• Teilzahlung: Der Beleg bleibt offen, „offen“ sinkt. Volle Zahlung: Status Bezahlt.
• Mehr als der offene Betrag, 0 € oder ein Datum in der Zukunft werden abgelehnt.
• Falsch gebucht? Mit ✕ die Zahlung entfernen – Betrag und Status werden zurückgesetzt.
• Auf stornierte Rechnungen und Entwürfe lassen sich keine Zahlungen buchen.

Offene Posten

Mehr → Offene Posten: alle Ausgangsrechnungen mit Filter Offen / Überfällig / Teilbezahlt / Bezahlt / Alle, Suche und Summen (offen gesamt, davon überfällig). Überfällige Rechnungen zeigen die Tage seit Fälligkeit.

Mahnwesen

Mehr → Mahnwesen zeigt den Mahnlauf-Vorschlag: überfällige, offene Rechnungen mit der nächsten Stufe (Zahlungserinnerung → 1., 2., 3. Mahnung), offenem Betrag, Gebühr, Verzugszinsen und Gesamtforderung.

1. Rechnungen anhaken (vorausgewählt sind die, deren Wartefrist abgelaufen ist) → Ausgewählte Mahnungen erstellen.
2. Unter Erstellte Erinnerungen & Mahnungen das PDF prüfen und versenden: Per E-Mail senden (Adresse vorbelegt, Versand über die Mail-Warteschlange, Protokoll im Mail-Protokoll) oder Per Post versendet (nach dem Ausdruck).
3. Erst nach dem Versand kann die nächste Stufe erstellt werden. Unversendete Mahnungen lassen sich löschen, versendete sind unveränderlich.

Berechnung: Gesamtforderung = offener Rechnungsbetrag + Gebühr der Stufe + Verzugszinsen. Zinsen = offen × Zinssatz × Tage seit Fälligkeit ÷ 365, ab der 1. Mahnung (nicht bei der Erinnerung). Gebühren früherer Stufen werden nicht aufaddiert. Wird die Rechnung bezahlt, endet der Mahnlauf automatisch.

Einstellungen

Einstellungen → Mahnwesen: Wartetage je Stufe (Standard 7/14/14/14), Zahlungsfrist im Schreiben (7 Tage), Gebühren (0/5/10/15 €), Zinssatz (9 % p. a.; im B2B-Verkehr Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte – bitte aktuell halten) und eigene Texte je Stufe (Deutsch; leer = Standardtext). Platzhalter: {{kunde.name}}, {{beleg.nummer}}, {{beleg.datum}}, {{beleg.faellig}}, {{mahnung.offen}}, {{mahnung.gebuehr}}, {{mahnung.zinsen}}, {{mahnung.gesamt}}, {{mahnung.frist}}, {{mahnung.zinssatz}}, {{mahnung.tage}}, {{firma.name}}.

Rechte

Inhaber, Admin, Buchhaltung: buchen und mahnen. „Nur Lesen“: ansehen. Mitarbeiter: kein Zugriff.