Wiederkehrende Rechnungen

Für Wartungsverträge, Hosting, Abos und andere regelmäßige Leistungen legst du einen Vertrag an. Die Rechnungen entstehen danach automatisch.

Vertrag anlegen

Mehr → Wiederkehrende Rechnungen → Neuer Vertrag (Rechte: Inhaber, Admin, Buchhaltung).

1. Kunde und eine interne Bezeichnung wählen.
2. Intervall: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Start = Datum der ersten Rechnung (nicht in der Vergangenheit). Ende ist optional.
3. Positionen wie auf der Rechnung erfassen (Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis netto, Rabatt, Steuersatz). Mit Position hinzufügen weitere Zeilen.
4. Optional: Projekt, Einleitungs-/Schlusstext, Reverse-Charge.

Platzhalter in Bezeichnung, Beschreibung und Texten: {monat} (November 2026), {zeitraum} (01.11.2026 – 30.11.2026), {quartal} (Q4 2026), {jahr}.

Die Rechnung wird im Voraus zum Fälligkeitstag erzeugt; als Leistungsdatum gilt der Beginn des Zeitraums. Fälligkeiten richten sich immer nach dem Startdatum (Start am 31. → Februar am 28., März wieder am 31.).

Entwurf oder Auto-Versand

• Ohne Haken (Standard): Es entsteht ein Rechnungsentwurf. Du prüfst, schreibst fest und versendest wie gewohnt.
• Mit Haken „Automatisch festschreiben und versenden“: Die Rechnung wird festgeschrieben und per E-Mail (PDF, ZUGFeRD oder XRechnung) an die Kunden-Adresse gesendet. Voraussetzungen: Pflichtangaben vollständig, Mail-Versand eingerichtet (Cron!), E-Mail beim Kunden.
• Klappt ein Schritt nicht, bleibt der Beleg erhalten (Entwurf bzw. festgeschrieben) und am Lauf steht der Grund – nichts geht doppelt oder verloren.

Vertrag verwalten

Auf der Vertragsseite:

• Jetzt erzeugen: nächste Fälligkeit sofort abrechnen.
• Pausieren / Fortsetzen: Während der Pause entstehen keine Rechnungen. Beim Fortsetzen werden verpasste Fälligkeiten übersprungen (keine Nachberechnung).
• Kündigen zum Datum: Letzte Rechnung ist die letzte Fälligkeit bis zu diesem Datum; danach ist der Vertrag beendet.
• Preisanpassung in % (auch negativ): ohne Datum für die nächste Rechnung, mit Datum ab dieser Fälligkeit. Preise werden auf 2 Nachkommastellen gerundet, die Historie steht auf der Vertragsseite. Bereits erzeugte Belege ändern sich nie.
• Start und Intervall sind nach der ersten Rechnung gesperrt; Positionen, Texte und Ende bleiben änderbar. Verträge mit Rechnungen lassen sich nicht löschen, nur kündigen.

Wann läuft es?

Der Cron (schedule:run, minütlich) startet den Lauf stündlich. Er ist idempotent: Pro Vertrag und Fälligkeit entsteht genau eine Rechnung, auch bei mehrfachem Start. Nach einem Ausfall werden verpasste Fälligkeiten nachgeholt (höchstens 12 je Vertrag und Lauf). Gesperrte Mandanten und abgelaufene Demos werden übersprungen.

Häufige Fragen

• Es kam keine Rechnung. Vertrag aktiv? „Nächste Rechnung“ erreicht? Fehlerhinweis (rot) auf der Vertragsseite? Läuft der Cron?
• Wie ändere ich den Preis rückwirkend? Gar nicht – festgeschriebene Rechnungen sind unveränderlich. Korrektur per Storno/Gutschrift (siehe Belege).