Belege

Alle Belege findest du unter Belege. Oben filterst du nach Art (Angebote, AB, Rechnungen, Gutschriften), Status oder Suchbegriff (Nummer, Kunde, Bestellnummer).

Neuen Beleg anlegen

Neues Angebot / Neue AB / Neue Rechnung → Kunde wählen → Entwurf anlegen.
Im Editor Kopfdaten ausfüllen (Datum, Leistungsdatum, Fälligkeit, Sprache, Kundenbestellnr.), Positionen und Texte erfassen.
Der Entwurf wird automatisch gespeichert; die Summen rechnen live mit.

Positionen

Leistung / Ware mit Menge, Einheit, Preis netto, Rabatt % und Steuersatz. Katalogartikel über „Aus Katalog …“ übernehmen.
Text (Freitext/Überschrift) und Zwischensumme (Summe seit der letzten Zwischensumme).
Optionale Position: wird nicht in die Summe eingerechnet, sondern im Summenblock separat als „Optionale Positionen“ (netto/brutto) ausgewiesen. Zum Beauftragen den Haken „Optional“ entfernen.
Reihenfolge mit ↑ ↓ ändern, ✕ entfernt eine Position.
Textbausteine (Menü „Textbaustein …“ bei Einleitung, Schlusstext, Position) verwaltest du unter Belege → Textbausteine verwalten.

Rundung

Jede Zeile wird einmal kaufmännisch auf Cent gerundet (Menge × Preis × (100 − Rabatt) ÷ 100). Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz auf die Summe berechnet und gerundet.

Kleinunternehmer und Reverse-Charge

Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Standard aus Einstellungen → Steuer; pro Beleg abwählbar. Keine USt, der Hinweis wird beim Festschreiben gespeichert.
Reverse-Charge (§ 13b UStG): Haken im Editor; der Kunde braucht dafür eine USt-IdNr.

Festschreiben (GoBD)

Festschreiben vergibt die lückenlose Nummer (z. B. RE-2026-0001), friert Kundenanschrift, Firmendaten und Texte ein und speichert einen Prüf-Hash. Danach ist der Beleg unveränderlich. Für Rechnungen müssen Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer sowie die Kundenanschrift vorhanden sein – sonst nennt die Meldung, was fehlt. Entwürfe darfst du löschen (verbraucht keine Nummer), festgeschriebene nicht.

Umwandeln

Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung (Positionen und Bestellnr. werden übernommen). Jeder Schritt entsteht als Entwurf; ein Beleg kann nur einmal in denselben Typ umgewandelt werden.
Abschlagsrechnung (aus festgeschriebenem Angebot/AB): Prozent oder Betrag netto. Die Summe aller Abschläge darf den Auftragswert nicht übersteigen.
Schlussrechnung: enthält alle Positionen und zieht die festgeschriebenen Abschläge mit Steuer ab; „Noch zu zahlen“ ist der Restbetrag.
Status: Versendet und Angenommen (Angebot) markierst du am Beleg.

Korrektur: Storno und Gutschrift

Stornieren: erzeugt sofort eine festgeschriebene Gutschrift über den vollen Betrag (GS-…), die Rechnung steht auf „Storniert“. Ein Abschlag, der in einer Schlussrechnung abgezogen ist, lässt sich erst nach Storno der Schlussrechnung stornieren.
Gutschrift (Entwurf): für Teilgutschriften – Positionen anpassen, dann festschreiben.
Duplizieren kopiert einen Beleg als neuen Entwurf.

Rechte

Buchhaltung, Admin und Owner erstellen und schreiben fest; readonly kann Belege ansehen; Mitarbeiter haben keinen Zugriff.