PDF-Vorlagen

Unter Einstellungen → PDF-Vorlagen gestaltest du, wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften als PDF aussehen. Für jede Belegart gibt es je eine Standardvorlage auf Deutsch und Englisch; Abschlags- und Schlussrechnungen nutzen die Rechnungsvorlage.

Vorlage bearbeiten

Bearbeiten öffnen. Links stellst du ein, rechts siehst du die Vorschau.
Allgemein: Name, Seitengröße (A4 / US Letter), Schrift, Schriftgröße, Akzentfarbe, Ränder in mm.
Logo & Briefpapier: Logo (PNG/JPG, max. 2 MB) mit Breite und Position; Briefpapier (PNG/JPG/PDF, max. 5 MB) wahlweise nur auf Seite 1.
Kopf, Fuß & Anzeige: Kopfzeile ab Seite 2, Fußzeile, Bankverbindung, Seitenzahlen, Positionsnummern.
Vorschau aktualisieren zeigt den aktuellen Formularstand mit Beispieldaten (ungespeichert). Speichern übernimmt die Änderungen. Neue Uploads erscheinen in der Vorschau erst nach dem Speichern.

Platzhalter

In Kopf-/Fußzeile und in Belegtexten: {{kunde.firma}}, {{kunde.name}}, {{beleg.nummer}}, {{beleg.datum}}, {{firma.name}}, {{firma.iban}}, {{firma.fusszeile}} u. a. (vollständige Liste im Editor unter „Verfügbare Platzhalter“). Unbekannte Platzhalter werden leer ausgegeben.

Standardvorlage und eigene Vorlagen

Neue Vorlage legt eine Kopie der aktuellen Standardvorlage an. Als Standard macht eine Vorlage zur Standardvorlage ihrer Belegart + Sprache (genau eine je Kombination).
Bei einem Entwurf kannst du auf der Belegseite eine andere Vorlage wählen (erscheint, sobald es mehrere gibt).
Die einzige Vorlage einer Belegart/Sprache kann nicht gelöscht werden.

Designer: freie Blöcke (WYSIWYG)

Im Editor Layout-Modus → Freie Blöcke wählen (oder im Tab Designer auf In Blöcke umwandeln tippen). Es entsteht ein Startlayout aus Logo, Absenderzeile, Anschrift und Beleg-Infos.
Blöcke hinzufügen: Text, Bild, Logo, Anschrift, Beleg-Infos, Linie. Block antippen/ziehen = verschieben, Ecke unten rechts = Größe ändern, Pfeiltasten (Umschalt = 5 mm) oder die Pfeil-Knöpfe = Feinjustierung, Felder X/Y/Breite/Höhe = exakte Werte in mm. Maße gelten ab der Papierkante.
Je Block: Schrift, Größe, Fett/Kursiv, Farbe, Ausrichtung, Erscheint auf (nur Seite 1 oder alle Seiten) und Platzhalter per Auswahl. Nach vorn/hinten ändert die Stapelreihenfolge.
Gesperrt: Ein gesperrter Block lässt sich weder ändern, verschieben noch löschen (auch nicht über ältere Browserfenster). Erst Sperre aufheben und speichern.
Die gestrichelte Linie „Beleginhalt ab hier“ legt fest, wo Titel, Einleitung, Postentabelle und Summen auf Seite 1 beginnen. Auf Folgeseiten läuft der Inhalt normal weiter (Kopfzeile ab Seite 2, Fuß mit Seitenzahl).
Fußzeile frei gestalten: Im Layout-Modus „Fußzeile frei gestalten“ aktivieren (der Canvas zeigt sonst den festen Standard-Fuß als grauen Streifen). Dann entfällt der Standard-Fuß; Sie setzen eigene Blöcke in den unteren Bereich: + Fußzeile (Textblock mit {{firma.fusszeile}}), + Bank/Steuer-Angaben (IBAN, USt-IdNr., Steuernr., Register aus den Firmendaten), + Seitenzahl („Seite x von y“), Linien und Bilder. Blöcke mit „Erscheint auf: Alle Seiten“ wiederholen sich auf jeder Seite; die Seitenzahl ist immer auf allen Seiten.
Mobil steht der Designer oberhalb der Einstellungen; die Seite wird auf die Bildschirmbreite verkleinert – für genaue Platzierung die Zahlenfelder nutzen.

Postentabelle

Spalten ein-/ausblenden (Beschreibung bleibt immer), Reihenfolge per ↑/↓, eigene Überschrift und Breite (mm), Zebra-Zeilen sowie Farben der Kopfzeile. Die Positionsnummer erscheint nur, wenn zusätzlich „Positionsnummern“ aktiv ist.

Bilder und eigene Schriften

Bilder (PNG/JPG, max. 2 MB, bis 30 je Mandant) als Bild-Block einsetzen, z. B. Stempel, Zertifikate, Unterschrift.
Schriften (TTF/OTF, max. 3 MB, bis 10): Bestätigen Sie, dass Sie die Lizenz zum Einbetten in PDFs besitzen. Die Schrift gilt als Vorlagen-Schrift oder je Block. Je Schrift wird eine Schnittdatei genutzt (Fett/Kursiv werden berechnet). Wird eine Schrift gelöscht, nutzt die Vorlage wieder die Standardschrift.

Versionen

Jedes Speichern legt eine Version an (die letzten 50 bleiben). Unter Versionen stellen Sie einen früheren Stand wieder her – er wird als neue Version gespeichert, nichts geht verloren. Festgeschriebene Belege ändern sich dadurch nie.

Tipps

Hast du Briefpapier mit eigenem Kopf, setze den oberen Rand höher (z. B. 45 mm) und lasse das Logo weg.
Festgeschriebene Belege behalten ihr archiviertes PDF – spätere Vorlagenänderungen betreffen nur neue Belege.
Nur Inhaber und Administratoren dürfen Vorlagen verwalten.